Legalne aspekty otwierania działalności gastronomicznej

Jan Marek MOŁONIEWICZ

Sprawy legalne, związane z uruchomieniem działalności gastronomicznej, nie są najprzyjemniejszą częścią pracy związanej z nową inwestycją. Brak wiedzy na temat wymaganych formalności i informacji jak i gdzie je załatwiać powoduje, że wolimy poświęcać się działalności organizacyjnej lub handlowej, a potrzebne dokumenty i zezwolenia traktujemy często jak zło konieczne.
Artykuł ten ma na celu pomoc w lepszym zrozumieniu prawnie wymaganych kroków, które należy podjąć, gdy planujemy rozpoczęcie działalności w lokalu gastronomicznym.
Załatwiając sprawy w różnych urzędach czy wręcz u różnych urzędników możemy spotkać się z różnicami, jeśli chodzi o wymagane dokumenty lub zezwolenia. Również przepisy prawne ulegają modyfikacjom, stąd informacje podane poniżej nie zawsze i nie wszędzie mogą okazać się aktualne.

Działania przed otwarciem restauracji możemy podzielić na kilka etapów:

• Zakładanie działalności gospodarczej
• Faza projektowa, zakończona akceptacją projektu, uzyskaniem pozwolenia na budowę i rozpoczęciem prac remontowo-budowlanych
• Odbiór lokalu i robót budowlanych przez odpowiednie służby
• Uzyskanie końcowych zezwoleń z Urzędu Gminy/ Dzielnicy i Sanepidu

Zakładanie działalności gospodarczej

Kolejne kroki potrzebne do rejestracji i rozpoczęcia działalności gospodarczej to:

• Ewidencja Działalności Gospodarczej (w Urzędzie Gminy/ Dzielnicy) złożenie wniosku o dokonanie wpisu
• Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) - złożenie wniosku o dokonanie wpisu (potrzebne w przypadku firmy, nie dotyczy działalności gospodarczej)
• Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej - złożenie wniosku o wpis, w celu uzyskania numeru identyfikacyjnego REGON (Wwa, ul. 1go Sierpnia 21 lub w Urzędzie Gminy/ Dzielnicy)
• Urząd Skarbowy (1) - zgłoszenie ewidencyjne, w celu nadania NIP (można złożyć w Urzędzie Gminy) należy określić formę opodatkowania i sposób prowadzenia ewidencji podatkowej
• Urząd Skarbowy (2) - zgłoszenie rejestracyjne przed dniem rozpoczęcia działalności
• Kasa fiskalna - kupno i fiskalizacja
• Pieczątka firmy
• Bank - otwarcie rachunku bankowego (konieczna jest do tego pieczątka firmy)
• ZUS - Zgłoszenie pracowników (7 dni od momentu zatrudnienia) i właściciela
• Medycyna pracy - Skierowanie pracowników na badania wstępne: nosicielstwo, aktualna książeczka zdrowia i zaświadczenie od lekarza
• PIP - karta zgłoszenia pracodawcy do PIP - do 30 dni po rozpoczęciu działalności
• Sanepid – sekcja Higieny Pracy - Karta Zgłoszenia Pracodawcy (rodzaj działalności, zatrudnienie, procesy technologiczne) - należy przesłać do 30 dni po rozpoczęciu działalności, (jeżeli zatrudnia się personel)

Wynajęcie/ kupno budynku

Gdy decydujemy się na budowę, kupno lub wynajem budynku należy rozważyć, na ile jest prawdopodobne otrzymanie w danej lokalizacji wszystkich potrzebnych pozwoleń. Należy mieć na względzie miedzy innymi przystosowanie budynku, w którym znajduje się nasz lokal.

• Budynek, w którym znajduje się lokal, powinien w całości być oddany do użytkowania
• Lokal powinien mieć przeznaczenie na działalność usługową
• Jeśli lokal znajduje się w budynku mieszkalnym – powinien mieć zgodę zarządcy budynku (Spółdzielnia, Wspólnota…)
• Należy sprawdzić, czy lokal będzie wymagał wystąpienia do Sanepidu o odstępstwo w przypadku zaniżonej wysokości lokalu, braku oświetlenia naturalnego na stanowisku pracy lub zagłębienia pomieszczeń
• Jeśli planujemy sprzedaż alkoholu, należy sprawdzić, czy nasz lokal spełnia wstępnie wymogi na ten typ działalności (Lokal nie może znajdować się w pobliżu szkoły, kościoła, kursów językowych…)
• Szczególna uwagę należy zwrócić na stan i możliwości wentylacji obiektu gdyż, jak pokazuje praktyka ten temat jest często najtrudniejszy i najdroższy do rozwiązania

Faza projektowa

W tej fazie przygotowywany jest projekt lokalu (nowy lokal lub adaptacja). W skład pełnej dokumentacji wchodzą następujące projekty:

• Budowlany
• Technologiczny
• Wentylacji
• Wod-kan
• Elektryczny
• Oraz plan lokalizacji (w przypadku nowego lokalu)

Aby uzyskać od Powiatowego Inspektora Nadzoru decyzję o warunkach zabudowy (pozwolenie na budowę), czyli:

• Pozwolenie na budowę (nowy lokal), lub
• Pozwolenie na zmianę sposobu użytkowania (przy adaptacji, jeżeli dotychczasowe przeznaczenie lokalu było inne od tego, jakie będzie np. z lokalu sklepowego na gastronomiczny), lub
• Pozwolenie na przebudowę (przy adaptacji naruszającej strukturę budynku)

należy uzyskać opinie i uzgodnienia projektu przez:

• Straż Pożarną
• PIP (BHP)
• Sanepid
• W przypadku adaptacji, bez przebudowy wentylacji mechanicznej - projekt opiniuje wyłącznie rzeczoznawca ds. sanitarno epidemiologicznych lub właściwy terenowo inspektor sanitarny

Pełną i uzgodnioną dokumentację składa się w Urzędzie Gminy/Dzielnicy (lub starostwie).
Dopiero po otrzymaniu pozwolenia na budowę można przystąpić do prac budowlanych lub remontowych lokalu.

Odbiór lokalu

Po zakończeniu robót, w celu dokonania odbioru wykonanych prac należy powiadomić, następujące służby:

• Straż Pożarna
• PIP (BHP)
• Nadzór Budowlany Urzędu Gminy/Dzielnicy. Odbiór budowlany dokonywany jest przez inspektorów Wydziału Architektury Gminy, bezpośrednio podczas wizji lokalnej lub na podstawie dokumentacji. Do dokonania tego odbioru konieczny jest wcześniejszy odbiór przez Straż Pożarną i PIP
• W niektórych przypadkach może być wymagana opinia Wydziału Ochrony Środowiska
• Sanepid (wydaje opinię, która służy potem do wydania decyzji stwierdzającej spełnienie wymagań sanitarnych koniecznych do zapewnienia Higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej)
  
  Pozwolenie Sanepidu potrzebne jest, gdy wcześniej nie było wydane lub przy jakiejkolwiek zmianie wewnątrz lokalu lub procesu technologicznego. Do Sanepidu należy zwrócić się na piśmie z prośbą o dokonanie odbioru sanitarnego po urządzeniu lokalu, min. na 2 tygodnie przed przewidzianym terminem rozpoczęcia działalności. Wymagana dokumentacja do odbioru Sanepidu to:

1. W przypadku nowego lokalu

• Decyzja Gminy o warunkach zabudowy (pozwolenie na budowę)
• Plan lokalizacji zaakceptowany przez Gminę i uzgodniony z Sanepidem

2. W przypadku adaptacji, przebudowy

• Pozwolenie Gminy/ Dzielnicy - Wydziału Architektury na zmianę sposobu użytkowania
• Pozwolenie Gminy/ Dzielnicy - Wydziału Architektury na przebudowę, (jeżeli narusza się strukturę budynku, dołączyć wszystkie projekty). Jeśli jest to tylko adaptacja (ścianki działowe, urządzenia), załącza się tylko projekty technologiczne + wentylacja

3. W obydwu przypadkach

• Projekt budowlany, projekty branżowe (wentylacja, wod-kan, budowlany, elektryczny) oraz technologiczne – powinny być uzgodnione przez rzeczoznawców (lista w Sanepidzie) lub bezpośrednio przez Sanepid.
• Odstępstwo (wystąpić do Wojewódzkiego Inspektoratu Sanitarnego) w przypadku zaniżonej wysokości lokalu, braku oświetlenia naturalnego na stanowisku pracy lub zagłębienia pomieszczeń
• Oświadczenie Kierownika Nadzoru budowy (nowy lokal) lub firmy budowlanej (adaptacja), że prace związane z budową, przebudową lub adaptacją zostały wykonane zgodnie z zaopiniowaną dokumentacją projektową, a użyte materiały posiadają wymagane certyfikaty.
• Protokół ze sprawdzenia wentylacji obiektu (skuteczność i głośność), do zaakceptowania 10% odchyłki w skuteczności wentylacji.
• Decyzja Gminy/Dzielnicy (Nadzoru Budowlanego), co do nie sprzeciwiania się dopuszczeniu do użytkowania lokalu
• Dokumentacja działalności gospodarczej
• Badanie wody (wykonuje Sanepid)
• Umowa na wywóz nieczystości stałych i pokonsumpcyjnych
• Umowa na czyszczenie separatora tłuszczu
• Inne (na przykład zgoda zarządcy budynku na prowadzenie takiej działalności)

Uzyskanie końcowych zezwoleń

• Po dokonaniu odbioru lokalu przez wszystkie służby Powiatowy Inspektor Nadzoru, wydaje
  Pozwolenie na użytkowanie lokalu
  i przesyła decyzję do Urzędu Gminy/Dzielnicy (dokumentację składamy w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego).
• Po otrzymaniu tego pozwolenia (lub po złożeniu zgłoszenia o zakończeniu prac adaptacyjnych, przebudowy lub zmiany sposobu użytkowania), występuje się do Sanepid-u o wydanie decyzji stwierdzającej
  Spełnienie wymagań sanitarnych koniecznych do zapewnienia higieny przy prowadzeniu działalności gastronomicznej.

Nareszcie! Te dwa pozwolenia wieńczą dzieło legalizacji naszej działalności i otwierają trudną drogę do sukcesu w branży gastronomicznej.

Powodzenia!

Schemat wymaganej dokumentacji i zezwoleń dla lokalu gastronomicznego

Kliknij, w schemat, aby zobaczyć powiększenie

[hotelarze.pl - 05.04.2006]