Praca NOCNA RECEPCJONISTY

Dobowy raport kasowy

Na pierwszy rzut oka, cóż może "robić" recepcjonista na nocnej zmianie. Na pewno się nudzi i przysypia, przecież goście przyjeżdżają do hotelu w ciągu dnia. Nic bardziej mylącego, tak się tylko wydaje.  Wszystko zależy od pory roku, lokalizacji i wielkości hotelu, frekwencji w obiekcie. W wakacje tętnią życiem wieczorową porą wszystkie obiekty, a z tym wiążą się  wzmożone obowiązki. Jeden gość prosi o dodatkowy koc, drugi o pomoc w odnalezieniu klucza do pokoju, a jeszcze inny pyta o pobliskie lokale, w których można miło spędzić wieczór i przy okazji potańczyć. Kolejny gość przypomniał sobie o godz. 24, że jest umówiony w restauracji "Nadmorskiej" i prosi o zamówienie taksówki. Na domiar złego, w hotelu przebywa grupa turystów z zagranicy. Biegają oni między pokojami, trzaskają drzwiami i głośno rozmawiają na korytarzu. Aby uprzedzić reklamacje pozostałych gości hotelowych, recepcjonista idzie do nich i prosi o uszanowanie ciszy nocnej.
Wiosna i jesień - to czas licznych konferencji. Obiekty mogą liczyć na zameldowanie ich uczestników a też i często na organizację tych spotkań. Sympozja czy konferencje to "stała wędrówka ludów" przez recepcję bez względu na porę dnia i nocy. Jedna grupa osób właśnie wchodzi i prosi o klucze, druga właśnie wychodzi, ale chcąc się upewnić pytają, czy w tym lokalu na pewno będą się świetnie bawić. Mniej więcej od północy dość liczna grupa osób zamawia budzenie, oczywiście na tą samą godzinę. To nic, że połowa z zamawiających budzenie na pewno nie dotrze na czas na konferencję. Jest już grubo po północy, właśnie wyszedł z hotelu organizator konferencji, a recepcjonista otrzymał faks skierowany właśnie do niego. W tym całym zamieszaniu recepcjonista musi wygospodarować czas na "Papierkową robotę".

Praca recepcjonisty, jak widać, to nie tylko  meldowanie i wymeldowanie gości. Ponadto w zakres obowiązków wchodzi szereg nielubianych, a niezbędnych czynności. Do nich należy codzienne zamknięcie kasy, które w zależności od przyjętych w hotelu procedur, należy dokonać w godzinach między 12 a 3 w nocy. Zgodnie z przepisami (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz. U. z 2002 r. Nr 108, poz. 948, z 2003 r. Nr 152 poz.1841, z 2004 r. Nr 85 poz. 798) hotele, które ewidencjonują sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących sporządzają dobowy raport fiskalny po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Oznacza to, że jeżeli hotel dokona sprzedaży po północy, to przed tą sprzedażą ma obowiązek sporządzić raport fiskalny dobowy za poprzedni dzień.

Recepcjonista na nocnej zmianie musi także przygotować warsztat pracy dla rannej zmiany, stąd poniżej podstawowa lista dokumentów jakie muszą być przez niego przygotowane:

1. Raport kasowy - wzór w pliku pdf

2. Fiskalny raport dobowy

3. Szczegółowy wykaz płatności - wzór w pliku pdf

4. Lista śniadań

5. Raport sprzątania

6. Lista wyjazdów

7. Lista przyjazdów

1. Raport kasowy czyli zamknięcie kasy na konkretny dzień.
Sporządzamy tyle raportów ile jest dni w roku. Na raporcie musi być wymieniony dzień, za który został sporządzony, a ponadto: stan kasy z rozbiciem na informację o wysokości gotówki w kasie (pogotowie kasowe), wpłatach kartą płatniczą oraz informacja o wysokości dokonanych przedpłat.

2. Fiskalny raport dobowy

Kwota wynikająca z Raportu kasowego po zsumowaniu gotówki w kasie i wpłat kartą płatniczą musi być identyczna jak na paragonie fiskalnym.

Raport fiskalny dobowy - jest podstawowym raportem fiskalnym, który należy wykonywać codziennie po zakończeniu sprzedaży, a że w każdym dniu mogło być wydrukowanych kilkanaście paragonów to dlatego jego numer nie odpowiada danemu dniu z kalendarza. Zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku. Stanowi podstawę do prowadzenia zapisów księgowych.
Ponadto w raporcie  fiskalnym mamy informację o ilości wystawionych w danym dniu paragonów fiskalnych, w naszym przypadku 14.

Paragon fiskalny - jest to dokument fiskalny wydrukowany przez kasę dla gościa hotelu w momencie sprzedaży usługi albo wpłaty np. zaliczki. Należy go wręczyć gościowi. Od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy czyli hotelu oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanych usługach (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera/recepcjonisty, data i godzina wystawienia.
W przypadku gdy wystawiamy fakturę, nie wręczamy gościowi paragonu fiskalnego a jedynie podłączamy go do kopii faktury, która pozostaje w  dokumentacji hotelu.

Kopia paragonu fiskalnego - wydruk wykonany przez kasę fiskalną będący kopią paragonu fiskalnego. Kopie paragonów należy przechowywać 5 lat od momentu ich wystawienia, przy czym po spełnieniu warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 2002 r. kopie te mogą być przechowywane na nośnikach informatycznych,.

3. Szczegółowy wykaz płatności

Tak jak już wcześniej wspomniałam, poniższy wykaz musi zawierać 14 pozycji. Ten dokument uzupełniamy o kopie  wystawionych faktur np. 5 do których podłączamy 5 oryginałów paragonów z kasy fiskalnej oraz 9 kopii paragonów z kasy fiskalnej (oryginały mają goście hotelu).
 

Te trzy sporządzone dokumenty czyli Raport kasowy, Fiskalny raport dobowy i Szczegółowy wykaz płatności wraz z kopiami paragonu fiskalnego i z kopiami faktur do których są podłączone oryginały paragonu fiskalnego  stanowią dobowe zamknięcie rozliczenia finansowego, które sporządza recepcjonista.

[redakcja  hotelarze.pl - 06.04.2008]

Copyright © 2000-2008 Hotelarze.pl | Dodaj do Ulubionych | Redakcja | e-mail: redakcja@hotelarze.pl