|
Pion wielofunkcyjny w hotelu
Zenon BŁĄDEK
Pion wielofunkcyjny i usług specjalnych odgrywa we
współczesnym hotelarstwie znaczącą rolę. Obsługa kongresów, zjazdów, imprez
okolicznościowych itp. stała się ważną i coraz bardziej opłacalną działalnością
związaną z hotelarstwem. Współczesny rozwój wszystkich dziedzin życia naukowego,
politycznego i społeczno-gospodarczego wymaga ustawicznego dokształcania się.
Potrzeba wymiany doświadczeń między specjalistami stała się nieodzowną i jedyna
możliwością zapewniającą bieżące śledzenie postępu i dotrzymywanie kroku
najnowszym osiągnięciom w różnych dziedzinach. Ta dynamika odnosząca się do
rozwoju myśli naukowej, wdrażania nowych technologii, form zarządzania -
narzuciła konieczność stworzenia odpowiedniej bazy dla różnego rodzaju szkoleń,
przekazu myśli twórczej, kontaktów osobistych i innych działań sprzyjających
integracji międzynarodowej i branżowej. Kraj nasz jest obecnie w trakcie procesu
przystosowawczego do struktur europejskich. Hotelowe piony wielofunkcyjne
wyposażone we współczesne środki techniczne stanowić mogą bazę do tych działań,
która w zależności od pojemności obsługowej i standardu, komplementarności oraz
powiązań komunikacyjnych wpisze się w krajowy i zagraniczny rynek obsługujący
kongresy i konferencje.
Ta turystyka specjalna ma nad klasyczną przewagę pod wieloma
względami: konieczność integracji i współpracy w danej branży; koszty
uczestnictwa są z reguły refundowane przez instytucje lub organizacje
zainteresowane tą formą oddziaływania, uczestnicy są z reguły ludźmi dobrze
sytuowanymi finansowo, którzy bardzo często łączą to uczestnictwo z prywatną
formą poznawczo-wypoczynkową, również dla osób towarzyszących.
Dobrze uformowany i wyposażony pion wielofunkcyjny wpływa
bardzo często na przedłużenie sezonu turystycznego, a tym samym na efektywność
całej bazy hotelowej.
Wpływy za jednego uczestnika za jeden dzień udziału w
kongresie są przeszło dwukrotnie wyższe niż przy klasycznej turystyce pobytowej,
tranzytowej czy objazdowej.
Poza klasyczną formułą kongresów, zjazdów i szkoleń - różne
środowiska oraz firmy i inne podmioty gospodarcze organizują spotkania
szkoleniowe ze swoimi pracownikami i jednostkami współdziałającymi - tworząc
nowe formy zbiorowych imprez integracyjnych.
Odnotować należy również nowo przyjęty zwyczaj organizowania
imprez okolicznościowych poza domem, takich jak przyjęcia weselne, komunijne i
inne, których obłożenie w miarę wzrostu stabilności i zamożności rośnie i z
reguły przekracza 100 osób.
Sale wielofunkcyjne powiązane bezpośrednio z zapleczem
gastronomicznym stanowią również bazę obsługową grup turystycznych, dla których
organizator lub touroperator ustala zakres i formę obsługi żywieniowej.
Pion ten może być również wykorzystywany do promocji, pokazów, imprez
połączonych z tańcami i innymi lokalnymi występami. Dobrze urządzony i
wyposażony pion wielofunkcyjny właściwie promowany na krajowym i zagranicznym
rynku turystycznym stanowi bardzo istotny i kreujący mechanizm.
Organizacje kongresów i imprez motywacyjnych (incentive tours), choć nie jest
turystyką w dosłownym znaczeniu, stanowi jednak dziedzinę najbardziej jej
pokrewną, stąd często jest zaliczana do gałęzi przemysłu turystycznego o
olbrzymim potencjale ekonomicznym i dużej dynamice rozwoju. W obsłudze
klasycznego ruchu turystycznego, którego pułap możliwości ekonomicznych da się
określić wypadkową takich elementów jak:
- atrakcyjność kraju,
- walory przyrodnicze i klimatyczne,
- moda,
- popyt,
- konkurencja innych regionów itp.,
możliwości organizowania kongresów są znacznie większe, gdyż ważną rolę
odgrywają również inne czynniki. Przy podejmowaniu decyzji o wyborze bazy
kongresowej dużą rolę odgrywają oferowane warunki, do których należą między
innymi:
- pojemność pionu wielofunkcyjnego,
- urządzenia i wyposażenie specjalistyczne,
- możliwości sprawnej obsługi grup,
- usługi w szeroko rozumianej komunikacji,
- szybki przekaz materiałów wyjściowych i końcowych,
- dodatkowy atrakcyjny program dla osób towarzyszących.
Mniejszą rolę
odgrywają zatem lokalne walory turystyczne, przyrodnicze i inne.
Wysiłki władz
administracyjnych i państwowych oraz innych jednostek organizacyjnych zmierzają
coraz częściej w kierunku stworzenia jak najlepszych warunków dla lokalizacji
kongresów itp. imprez o krajowym i zagranicznym zasięgu. Powstają
specjalistyczne biura obsługi kongresów, które mają swoje międzynarodowe związki
np. Międzynarodowe Stowarzyszenie Zjazdów i Konferencji (ICCA) oraz
Międzynarodowa Federacja Miast Kongresowych (FIVC). Sieć organizacji zajmujących
się obsługą kongresów i konferencji jest obecnie bardzo rozbudowana. Liczba
takich organizacji na świecie, zarejestrowanych w Unii Stowarzyszeń
Międzynarodowych (UIA), wynosi około 25 tysięcy. Istnieją specjalistyczne
wydawnictwa krajowe i zagraniczne dot. tej bazy, w których ilustruje się, w
formie katalogu, obiekty i usługi konferencyjno-kongresowe. Katalog taki, który
jest jednym z elementów szerokiego programu rozwijania ofert kongresowych i
konferencyjnych w Polsce - został wydany w ramach działalności Menedżera
Produktów Markowych Turystyki Biznesowej, realizującego funkcje doradcze i
organizatorskie wspierane przez Phare Tourin.
Ze względu na bardzo zróżnicowane i złożone formy oraz
charakter organizowanych imprez zaistniała potrzeba ustalenia niektórych zasad i
oficjalnych definicji stosowanych w turystyce kongresowej. Oto najważniejsze z
nich:
-
Kongres - regularnie organizowane zebrania kilkuset
(lub nawet kilku tysięcy) reprezentantów jednej specjalności, grupy religijnej,
kulturalnej lub innej. Kongres jest zwoływany w celu przedyskutowania
konkretnego tematu. Większość kongresów zwołuje się co rok. Kongres zwykle trwa
kilka dni i składa się z równoległych sesji. Imprezę uznaje się za
międzynarodową, jeśli uczestniczą w niej delegaci z przynajmniej 3 krajów, a
liczba uczestników wynosi co najmniej 40 osób;
-
Konferencja - spotkanie uczestników przeznaczone na
dyskusje, rozwiązywanie problemów i konsultacje. Konferencja ma mniejszy i
bardziej wybiórczy charakter, nie zawiera postanowień co do częstotliwości
spotkań. Konferencje są zwykle krótkotrwałe i mają jasno sprecyzowany cel;
-
Konwencja - ogólne i formalne spotkanie ciała
ustawodawczego, grupy ekonomicznej lub społecznej w celu dostarczenia informacji
dotyczącej pewnej sytuacji, a także przedyskutowania i uzgodnienia przez
uczestników stanowiska w określonej sprawie. Konwencja ma określony cel, jest
ograniczona w czasie, nie ma ustalonej częstotliwości;
-
Seminarium - spotkanie lub seria spotkań specjalistów
z różnych dziedzin, którzy mają pewne wspólne zainteresowania i zbierają się w
celach szkoleniowych lub naukowych. Plan pracy podczas seminarium ma umożliwić
jego uczestnikom podnoszenie swoich kwalifikacji i umiejętności;
-
Sympozjum - spotkanie ekspertów w danej dziedzinie,
podczas którego wygłaszane są referaty na omawiany temat, z zamiarem opracowania
rekomendacji dotyczących tego tematu.
W hotelach organizowane są ponadto spotkania integracyjne określonych grup kooperujących (corporate
market), warsztaty, panelowe dyskusje itd., które wymagają w każdym przypadku
kameralności w dogodnych warunkach do dyskusji, prezentacji, precyzowania i
podejmowania określonych decyzji.
Przystępując do programowania i projektowania pionu
wielofunkcyjnego niezbędne jest rozpoznanie faktycznych (istniejących) i
potencjalnych potrzeb oraz powiązania tej bazy z krajowa lub zagraniczną siecią
hoteli o takiej funkcji.
OGÓLNE ZASADY FORMOWANIA ZESPOŁÓW WIELOFUNKCYJNYCH
Według obowiązujących wymagań kategoryzacyjnych, zespół sal wielofunkcyjnych
(konferencyjnych, klubowych, szkoleniowych, itp.), dostosowanych do charakteru
obiektu, powinien występować w kategoriach: 5*, 4*, 3*.
Wymagania te należy traktować jako minimalne.
Pion
wielofunkcyjny powinien składać się z kilku sal o zróżnicowanej
powierzchni, oddzielonych ściankami przesuwanymi lub innymi mobilnymi
przegrodami.
Każde wydzielone pomieszczenie powinno mieć możliwość
indywidualnego i wspólnego użytkowania oraz powinno mieć bezpośrednie
powiązanie z zapleczem gastronomicznym. Połączone sale powinny tworzyć
zespoloną jednostkę, pozwalającą na organizowanie i obsługę wspólnych dużych
imprez.
W niektórych rozwiązaniach dąży się do włączenia wszystkich
sąsiadujących ze sobą pomieszczeń ogólnego użytkowania, takich jak lokale
gastronomiczne, kuluary i tworzenia w ten sposób zespołu pozwalającego na
organizowanie imprez w wyjątkowo dużej skali.
W skład pionu wielofunkcyjnego wchodzą:
-
sale o różnej powierzchni oddzielone ruchomymi (przesuwnymi)
elementami ściennymi;
-
kuluary - wydzielona powierzchnia bezpośrednio przylegająca
do sal wielofunkcyjnych. Powierzchnia kuluarów kształtuje się w granicach 1/3
powierzchni sal, z możliwością lokalizacji baru kawowego, okolicznościowych
ekspozycji itp.;
-
wydzielony podjazd, węzeł wejściowy z szatnią, sanitariatami,
minirecepcją, pomieszczeniami recepcyjnymi dla VIP i personelu towarzyszącego.
Powyższy węzeł występuje w hotelach z rozbudowanym programem wielofunkcyjnym
(kongresowym) oraz o podwyższonym standardzie;
-
zestaw pomieszczeń konferencyjnych (do pracy w grupach,
sekcjach itp.);
-
pomieszczenia pomocnicze biurowe i magazynowe bezpośrednio
związane z omawianym pionem Do nich zalicza się:
pomieszczenie dla kierownictwa i pracowników obsługowych, - centrum biznesu (Business Center),
- magazyn mebli i sprzętu specjalistycznego,
zaplecze techniczne związane z dostępnością zespołu (np.
specjalne dźwigi, dojazd bezpośredni samochodów itp.), tłumaczeniem (kabiny
tłumaczy), sterowaniem przebiegiem prezentacji, możliwością organizowania imprez
estradowych (ruchoma scena, rampa oświetleniowa, wybiegi pokazów mody itd.).
Powyższy pion, ze względu na swój z reguły rozbudowany
program podstawowy i pomocniczy, lokalizuje się w kondygnacji podziemnej, na
parterze (hotele: Sheraton i Victoria w Warszawie) lub na I piętrze. By zapewnić
łatwą dostępność dla tej grupy użytkowników instaluje się schody ruchome lub
buduje się reprezentacyjne schody tradycyjne.
W przypadku braku możliwości zapewnienia powiązania
funkcjonalnego z podstawowym zapleczem gastronomicznym urządza się w
bezpośrednim sąsiedztwie sal wielofunkcyjnych wydzielone aneksy pomocnicze,
powiązane jednak pośrednio z kuchnią główną. Do tych aneksów z kuchni głównej
trafiają półprodukty lub gotowe zestawy, które na miejscu uzupełnia się i
dekoruje.
Generalną zasadą jest, by droga gości i personelu obsługowego
nie krzyżowały się. Zasada ta obowiązuje w stosunku do wszystkich pomieszczeń
wchodzących w skład zespołu wielofunkcyjnego.
Sale wielofunkcyjne nie wymagają oświetlenia
naturalnego, a niekiedy światło dzienne o bardzo zróżnicowanym natężeniu i
kierunku padania przeszkadza.
Oświetlenie słoneczne i widok z okien rozpraszają uwagę
uczestników, a zaciemnianie z reguły jest nieskuteczne. Sztuczne oświetlenie
odpowiednio rozmieszczone i zaprogramowane pozwala na pełną realizację
założonego programu.
 CIĄG
DALSZY W PUBLIKACJI
[hotelarze.pl
- 2003] |
